Automação Robótica de Processos
Essas atividades de negócio hoje podem ser repetitivas para muitos funcionários, como troca de e-mail com mensagens pré-programadas, inserção de informações pré-estabelecidas no sistema, execução de comandos contínuos e outras ações que por serem muitas vezes mecânicas são realizadas em conjunto com outras que exigem mais interatividade do funcionário, podendo ocasionar uma série de erros operacionais.
Robotic Process Automation, Automação Robótica de Processos, ou simplesmente RPA – é uma tecnologia que tem o propósito de executar as tarefas e atividades rotineiras, da mesma maneira que um funcionário comum faria. Mesmo com o termo “robô” associada à tecnologia, RPA não é uma máquina com aspecto humano, mas um software que interage com o sistema executando tarefas, estruturando dados e muitas outras atividades costumeiras e repetitivas.
Estes “robôs” podem se responsabilizar por procedimentos e eventos programados para serem diariamente executados. Uma responsabilidade que antes era agregada a um funcionário que tinha que reservar tempo das suas obrigações para efetuar as atividades do sistema, hoje pode ser destinada a um RPA, enquanto o funcionário tem mais tempo para se dedicar à atividades que (ainda) não pode ser executada por esses robôs, como tarefas ligadas a criatividade. Vale lembrar que, pelo fato de executar tarefas repetitivas automaticamente, o uso de RPA só é interessante para organizações que possuem boa maturidade em seus processos de negócio.
Os softwares robôs podem ser construídos para executar e resolver problemas específicos, e inúmeros tipos de organizações podem tirar proveito de incluírem RPA em seus processos de negócio. Instituições financeiras, indústrias e empresas de TI são alguns exemplo de setores que podem se beneficiar do RPA para executar tarefas, acelerando procedimentos que podem consequentemente agilizar a entrega de respostas que funcionários precisam para a tomada de decisão, tornando todo o processo mais eficiente e rápido.
A modelagem de processos através de RPA permite a execução de tarefas de forma mais rápida e eficiente do que fosse executada por uma pessoa. No entanto, o RPA não substitui os seres humanos, pois a tecnologia não possui capacidade de executar atividades que requerem uma tomada de decisão para serem concluídas. Por se tratar de robôs, pode ser fácil associa-los com Inteligência Artificial, ou AI. Entretanto, vale frisar que se trata de tecnologias diferentes. AI toma decisões e aprende com tudo que executa, enquanto que o software robô não possui habilidade de aprender nada com suas tarefas, apenas executa aquilo ao qual foi programado para executar. Além disto, os robôs em RPA são programados para atuar utilizando as aplicações e serviços disponíveis no sistema.
Algumas fabricantes destes softwares robôs já pensam em inserir módulos que consigam entender e estruturar dados, resolver problemas e aprender com estes. Ainda que essas funcionalidades ainda não sejam encontradas na maioria dos RPAs disponíveis no mercado, no futuro podem se tornar funcionalidades comuns.
Alguns dos benefícios de empregar RPA nos processos de uma organização:
- Redução de custos: é mais barato empregar um robô do que contratar uma pessoa para executar atividades simples e repetitivas;
- Produtividade: um robô pode trabalhar 24 horas por dia, sem necessidade de interrupções;
- Satisfação dos funcionários: empregados que antes faziam as tarefas repetitivas e monótonas podem se dedicar a atividades mais desafiadoras e mais importantes;
- Diminuição dos riscos: softwares executam exatamente aquilo lhes foi programado, e isso reduz a chance de erros nas tarefas executadas;
- Melhorias em processos: os processos serão realizados mais rapidamente;
- Auditoria: o software mantém logs de todas as atividades executadas, contribuindo com evidências para uma auditoria.
- Consistência: como o robô é programado para executar as tarefas de uma mesma maneira, então todas as execuções terão sempre o mesmo resultado.
O robô pode ser desenvolvido internamente, mas é possível também terceirizar essa atividade, contratando uma ferramenta de terceiros e configurando-a para atender as necessidades do cliente que a adquire. Por mais que seja uma ferramenta de TI, ela deve estar sob supervisão do departamento que terão seus processos automatizados. Um dos motivos para essa abordagem é que o departamento de TI pode não ser capaz de entender se de fato o robô está fazendo corretamente a inclusão de dados em uma planilha do RH, já que este conhecimento é exclusivo daquele departamento. Desenvolvendo o robô internamente ou não, a área que usará o software deve participar no planejamento do processo de inseri-lo no sistema.
Antes de adotar de fato a tecnologia deve se considerar os seguintes aspectos:
- Alinhar o que será esperado do software: definir quais atividades do processo o robô irá realizar, em que frequência e quais os resultados esperados de suas execuções;
- Escolher o melhor processo a ser automatizado: utilizar RPA para automatizar todos os processos e atividades pode causar mais problemas do que resolver os existentes. Os funcionários do setor e a equipe de TI devem ter um tempo para conhecer e se adaptar à nova tecnologia antes de que seja implementada nos processos adequados, lembrando que estes sejam apenas rotineiros e que não necessitem de intervenção humana;
- Entender o investimento: adoção de um RPA irá reduzir custos, mas primeiramente para adquirir ou construir internamente o software resultará em um investimento inicial que pode ser ou não viável no momento;
- Não escolher processos problemáticos: se algum processo precisa ser revisado ou refeito, o RPA não será capaz de ser aderente a esse processo. Nesse caso, cabe a organização ajustar estes processos antes de inserir um robô para executar as atividades associadas;
- Preparar os funcionários: a adição de uma nova tecnologia pode assustar funcionários antigos e fazê-los temer por seus empregos. Uma boa prática seria ajudá-los a entender os benefícios da implementação do software tanto para organização quanto para o desenvolvimento profissional deles;
- Avaliar a melhor plataforma: existem inúmeros fabricantes de soluções RPA no mercado, e deve-se analisar qual destes de fato atende as necessidades do negócio e que possui as funcionalidades desejadas.
- Testar: crie um ambiente de teste antes da implantação de fato. Neste caso, o objetivo é saber antes da aquisição do software, e a consequente mudança nos processos que a solução irá trazer, se a organização possui maturidade suficiente para se adequar a tecnologia, para que não haja desperdício de dinheiro e tempo com uma ferramenta ao qual a organização ainda não está preparada para lidar.
Toda tecnologia traz mudanças, mas muitas vezes ótimos benefícios. Devido a isto, é de suma importância que a administração se certifique se realmente se deseja abraçar essa tecnologia com todas as vantagens e transformações que ela pode proporcionar.
Melhorar processos é um objetivo comum das organizações. Neste contexto, uma ferramenta RPA consegue esse objetivo retirando das mãos humanas operações rotineiras e as transferindo para robôs virtuais para executarem as tarefas com mais eficiência e rapidez. RPA é uma ferramenta de automação, que ao ser implementada pode trazer produtividade, eficiência e agilidade para organização, beneficiando a todos sem substituir a importância do trabalho humano.